Процесс управления закупками

Решение предназначено для автоматизации бизнес-процесса подготовки и проведения тендерных процедур от формирования плана закупок до заключения договоров с подрядчиками.
Решение реализовано с соблюдением требований Федеральных законов № 44 и № 223.

Существует специализированное решение для структур, входящих в состав НК «Роснефть», и отвечающее требованиям корпоративных стандартов.

Основные функциональные возможности Решения:

Этап: «Управление запросами на закупки»

Регистрация запросов на закупки от структурных подразделений и формирование планов закупок в соответствии с требованиями Компании;
Централизованное хранение документации по закупкам, поиск документации по реквизитам и содержанию;
Автоматическое формирование печатных форм запросов на закупки установленного вида в формате MS Word;
Формирование архива документации по завершённым закупкам.

Этап: «Согласование запросов на закупки»

Формирование маршрутов согласования запросов для всех видов закупок;
Автоматическая рассылка запросов и сопутствующих документов на согласование;
Фиксация решений согласующих и автоматический ввод данных об итогах согласования в печатную форму запроса;
Контроль исполнения заданий по согласованию запросов с применением активного оповещения;
Автоматическая выдача заданий на утверждение запросов руководителем по итогам согласования;
Ведение истории согласования запросов на закупки;
Автоматическое управление правами на редактирование, добавление и изменение данных по запросам в зависимости от стадии обработки;
Ведение истории исполнения по всем заданиям и накопление статистики с возможностью формирования отчётов.

Этап: «Управление процессом аккредитации»

Учёт контрагентов предприятия с указанием наличия (отсутствия) аккредитации на участие в закупках и автоматическое формирование реестра аккредитованных организаций;
Автоматизированный контроль срока действия аккредитации с уведомлением о необходимости её продления;
Управление процессом обработки заявок на аккредитацию через автоматизированную рассылку заданий ответственным сотрудникам;
Фиксация заключений участников процесса и автоматическое формирование листа аккредитации;
Контроль исполнения заданий по анализу заявок на аккредитацию с применением активного оповещения;
Ведение истории аккредитации по каждому контрагенту;
Запрет повторной аккредитации контрагентов до истечения срока действия отрицательного решения;
Ведение истории исполнения по всем заданиям и накопление статистики с возможностью формирования отчётов.

Этап: «Анализ предложений»

Регистрация предложений, поступающих от контрагентов, участвующих в закупках;
Учёт наличия аккредитации у контрагентов с возможностью запуска процессов аккредитации;
Автоматический запуск предквалификации участников;
Фиксация протоколов вскрытия оферт с автоматическим запуском анализа предложений;
Управление жизненным циклом предложений контрагентов в ходе их анализа и уточнения;
Управление анализом предложений через автоматизированную рассылку заданий ответственным сотрудникам с фиксацией заключений;
Формирование списка участников закупки по итогам прохождения аккредитации и предквалификации;
Контроль исполнения заданий по анализу предложений с применением активного оповещения;
Ведение истории исполнения по всем заданиям и накопление статистики с возможностью формирования отчётов.

Этап: «Управление процессом предквалификации»

Управление процессом обработки заявок на предквалификацию через автоматизированную рассылку заданий ответственным сотрудникам;
Фиксация заключений участников процесса и автоматическое формирование листа предквалификации;
Контроль исполнения заданий по анализу заявок на предквалификацию с применением активного оповещения;
Формирование списка участников закупки по итогам прохождения аккредитации и предквалификации;
Ведение истории исполнения по всем заданиям и накопление статистики с возможностью формирования отчётов.
Автоматизация процесса управления закупками позволяет повысить эффективность работы предприятия за счет:
Удобной регистрации, надёжного хранения и быстрого поиска документации по закупкам;
Автоматического формирования плана закупок по всем подразделениям;
Упорядочения ролей сотрудников в рамках процесса закупок, разграничения их полномочий и ответственности
Автоматического формирования печатных форм отчётных документов;
Строгого соблюдения регламента закупок от возникновения потребности до момента выбора победителя;
Автоматического назначения и контроля исполнения заданий по этапам процесса согласно регламенту;
Значительного ускорения этапов согласования запросов на закупки, процессов аккредитации, предквалификации и анализа предложений;
Формирования детальной истории каждой закупки и накопление общей статистики.