Самара-Спецмонтаж

Основным видом деятельности ООО «Самара-Спецмонтаж» является строительство нефте- и газопроводов, обустройство нефтяных и газовых месторождений в Самарской области. Компания специализируется в области строительства и реконструкций технологических трубопроводов и оборудования, магистральных трубопроводов, стальных вертикальных резервуаров для хранения нефти и нефтепродуктов.

Решение о внедрении системы электронного документооборота связно с ростом компании – возросший штат сотрудников, территориальная распределенность производственных подразделений, увеличение объемов договорной деятельности требовали нового подхода к организации управления, координации и контроля исполнения, автоматизации бизнес процессов.

Для создания и внедрения решения была выбрана Группа Компаний «ACS-ВолгаЭВМкомплекс», обладающая большим практическим опытом внедрения СЭД. Для оценки компетентности партнера компания «Самара-Спецмонтаж» обращалась к помощи независимых московских экспертов.

Внедрение системы Docsvision стало логическим продолжением комплекса мероприятий по развитию ИТ-инфраструктуры компании в целом. По результатам проведенного аудита существующей ИТ-инфраструктуры специалистами ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» была подобрана оптимальная конфигурация сетевого и серверного оборудования, обеспечивающая требуемый уровень отказоустойчивости и масштабируемости. Для повышения эффективности управления ресурсами корпоративной сети была внедрена доменная инфраструктура на базе службы каталогов Microsoft Active Directory. Кроме того, было организовано единое информационное пространство для оперативного взаимодействия сотрудников и эффективного планирования ресурсов в среде Microsoft Outlook под управлением Microsoft Exchange Server 2010

Работы по внедрению системы управления документами и бизнес-процессами велись в течение полугода. За это время были внедрены решения по автоматизации договорного процесса и процесса общего делопроизводства. Автоматизация договорного процесса позволила существенно повысить производительность труда при подготовке и согласовании договоров, создать упорядоченное электронное хранилище документов и разграничить доступ к ним. В свою очередь, в ходе автоматизации процессов общего делопроизводства была разработана эффективная система контроля исполнения, основанная на своевременном учете документов всех типов (входящих, исходящих, внутренних) и обязательной регистрации резолюций и поручений на всех уровнях управления. Пользователями системы являются все руководители среднего и высшего звена, а также специалисты, работающие в головном офисе и в удаленных подразделениях.

В качестве основы решения была выбрана платформа Docsvision 5. Факторами, повлиявшими на выбор в пользу Docsvision, явились полная интеграция с Microsoft Office, возможность быстрого расширения функционала, подключения новых сотрудников без потери производительности. Кроме того, на базе системы возможна модификация и разработка собственных решений, не требующих программирования; возможна настройка разнообразных вариантов рабочих мест пользователей – для растущей компании, находящейся в стадии настройки эффективной системы контроля внутренних бизнес-процессов, наличие подобного функционала стало обязательным условием.  

В результате проекта компания «Самара-Cпецмонтаж» получила функциональное решение, позволяющее неуклонно повышать эффективность управления в целом, в т.ч. поднять уровень исполнительской дисциплины, увеличить скорость подготовки и согласования договоров и других документов.