Процесс управления договорами

Решение «Управление договорами» предназначено для реализации основных сценариев процесса управления договорами и договорными документами и предоставляет следующие возможности:

создание электронного хранилища (архива) договоров и договорных документов;
регистрация договоров и договорных документов в электронном хранилище (архиве);
связывание и категорирование зарегистрированных документов;
согласование договоров и договорных документов, включая:

выбор преднастроенного маршрута согласования или создание произвольного;
внесение правок и комментариев по согласуемому документу;
отслеживание сроков согласования;
консолидация результатов согласования;

мониторинг процесса согласования, в т.ч. определение стадии согласования договора;
передача договора на подписание в электронном виде, в т.ч. из удалённых подразделений;
формирование статусов договора (подготовка, на согласовании, согласован, у контрагента, действующий, завершенный, отменённый);
автоматическое формирование истории работы с договорами и договорными документами на протяжении их жизненного цикла.

Процесс регистрации

Решение позволяет регистрировать договоры и договорные документы (дополнительные соглашения и акты), при этом регистрационные номера, даты регистрации, согласующие лица и другие реквизиты заполняются автоматически.

Регистрация договорных документов (дополнительных соглашений и актов) выполняется непосредственно из карточки договора, что позволяет значительно сократить время при их поиске и избежать ошибок, связанных с принадлежностью договорных документов к договорам.

Система разграничения прав доступа исключает возможность несанкционированного доступа к документам сотрудниками, не имеющим соответствующих прав.

Процесс согласования

Решение позволяет согласовывать в электронном виде зарегистрированные в электронном хранилище (архиве) договоры и договорные документы.
Маршрут согласования может быть последовательным, параллельным или смешанным при этом он может быть преднастроен либо сформирован вручную инициатором.

Если маршрут задаётся вручную, инициатор указывает согласующих лиц, консолидатора и сроки согласования.

Получив задание на согласование, сотрудник может взять его в работу или делегировать.

Согласующий имеет возможность согласовать документ, согласовать с замечаниями либо не согласовать документ, указав причину такого решения.
После завершения согласования всеми участниками процесса консолидатор получает задание на консолидацию. Открыв задание, консолидатор просматривает замечания и решения согласующих, делает соответствующие поправки в документе и завершает своё задание на консолидацию. При необходимости консолидатор запускает второй цикл согласования.

В процессе согласования система автоматически формирует лист согласования. Лист согласования подробно отображает информацию о процессе согласования.

Процесс подписания

После завершения процесса согласования договора система обеспечивает его автоматическую передачу на подписание.

Формирование истории изменений документа

Система обеспечивает автоматическое формирование истории работы с договором и договорными документами. Это позволяет отслеживать все изменения, происходившие с документами на протяжении его жизненного цикла.

Состояния (статусы) документа

Решение позволяет отслеживать состояния(статусы) договоров и договорных документов, в которых они находятся в настоящий момент (подготовка, на согласовании, согласован, у контрагента, действующий, завершенный, отменённый).

Смена состояний (статусов) происходит как автоматически, так и в ручную.

Сортировка документов

В решении имеется возможность категорирования, группировки и сортировки договоров и договорных документов по различным признакам, например, по отраслям, отделам, сумме, виду и т.п.

Структура папок электронного хранилища (Архива) договоров

Структура папок электронного хранилища (Рис. 1) позволяет отслеживать и быстро находить документ по состоянию, в котором он находится в настоящий момент.