Электронный Архив

Решение позволяет работать с документами любого формата и назначения. Это могут быть входящие, исходящие, организационно-распорядительные, нормативно-справочные документы, конструкторско-технологическая документация и т. д.

Решение содержит преднастроенные и готовые к работе карточки документов (входящий, исходящий, внутренний, и т.д.) и преднастроенную структуру папок.

Преднастроенная структура папок включает в себя регистрационные папки для создания и хранения документов и виртуальные (поисковые) папки для маршрутизации документов и построения реестров (отчетов).

Для папок настроены представления и поисковые запросы, необходимые для работы.

Структура папок Электронного Архива

Структура папок Электронного Архива представлена на рисунке 1.

• «Наименование компании»
  
• Входящие
  
• Исходящие
  
• Внутренние
  
• Распорядительные
  
• Протоколы
  
• Служебные записки
  
• База знаний
  
• Архив прошлых лет
  
• 2012
  
• 2013
  
• 2014
  
• Входящие
  
• Исходящие
  
• Внутренние
  
• Поиск
  

1. Регистрация, хранение, поиск документов

Решение позволяет быстро и удобно регистрировать входящие, исходящие, внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки) и документы корпоративной базы знаний.

2. Рассмотрение документов и нанесение резолюции в электронном виде

Решение дает возможность отправлять руководителю на рассмотрение в электронном виде входящие документы и служебные записки после их регистрации. После рассмотрения документа руководитель может внести свою резолюцию в специальное поле карточки документа. На основании резолюции регистратор (секретарь, сотрудник канцелярии и т.д.) передает задание исполнителю и ставит на контроль в установленном порядке.

3. Классификация документов

Решение позволяет классифицировать документы по различным признакам, (например, по отраслям, отделам, предметной области и т.п). и с помощью группировки и сортировки позволяет быстро найти необходимые документы, составить их реестр, что значительно ускоряет рабочий процесс.

Зарегистрированные документы можно связывать между собой, что не только помогает формировать историю работы с документами, но и облегчает их поиск.

4. Гибкие настройки способов отображения информации о документах

Настройки дают возможность увидеть основные данные о документе, не открывая его регистрационную карточку (например, тема документа, отправитель, кто зарегистрировал и рассмотрел документ, в каком состоянии находится документ в настоящий момент: зарегистрирован, на рассмотрении, рассмотрен).

5. Автоматическое формирование истории работы с документом

Все действия, выполняемые в процессе работы с документом, фиксируются автоматически и формируют историю работы с документом, что дает возможность проследить все изменения, произошедшие с документом на протяжении его жизненного цикла.

6. Система разграничения прав доступа сотрудников к документам

В Решении «Электронный Архив» реализована система разграничения прав доступа пользователей к документам, что помогает исключить возможность несанкционированного доступа к документам сотрудниками, не имеющими соответствующих прав.

7. Формирование корпоративной базы знаний и сохранение корпоративной информации независимо от текучести кадров

Решение позволяет отдельно регистрировать и хранить документы, составляющие корпоративную базу знаний компании, например, нормативно-справочные, конструкторско-технологические, учредительные документы и пр. Права доступа пользователей к ним также регламентируются с помощью системы разграничения права доступа.